Управление Задачами в CRM системе
Задачи – это один из видов активностей, соответственно в программе АПЕКСОФТ он отображается в закладке активностей в подразделе Задачи.
Подраздел « Задачи» предназначен для эффективной работы сотрудников с заданиями, а также для контроля их выполнения. Все задачи храниться в единной таблице, благодаря чему можно анализировать работу с задачами, просматривать статус выполнения задач. Каждая задача имеет свой статус выполнения пример: не началась, выполняется, в ожидании, завершена и т.д. Каждому статусу выполнения задачи соответствует определенный цвет, благодаря чему можно нагляднее увидеть работу с задачами.
Рис. 1 Таблица «Задачи»
Новую Задачу можно добавить в:
- «Задачи» > «Задачи»
- «Задачи» > «Расписание»
- карточка контрагента «Контакты» > «Контрагенты» > «Активности» > «Задачи»
Рис.2 Карточка «Задачи: новая запись»
Карточка «Задачи: новая запись» содержит поля:
Тип задачи – это суть задачи или название задачи (пример: телефонный звонок, встреча и т.д). Новый тип задачи можно добавить с помощью кнопки «…»
Задача в это поле можно добавить краткое описание данной задачи.
Примечание в это поле можно добавить более детальную информацию о данной задаче.
Осн. активность на базе чего создана данная задача.
Начало по умолчанию указывается текущая дата и время создания задачи.
Окончание в это поле указывается приблизительная или планируемая дата окончания задачи.
Исполнитель в это поле указывается пользователь-исполнитель задачи, который отличается от автора. Пользователю- исполнителю задачи, автоматически будет отправлено уведомление о поставленной задаче. Когда исполнитель задачи вносит изменения в какие-либо поля (пример: статус «выполнено»), автор задачи автоматически получает сообщение с данными изменениями. Обратите внимание для того чтоб пользователь-исполнитель видел поставленные автором задачи у него должны быть права на просмотр данной задачи (читайте далее Настройка прав доступа к Задаче ).
Приоритет для заполнения поля, нужно выбрать из справочника приоритет задачи: «Нормальный», «Срочно», «Очень срочно». Приоритет задачи позволяет ускорить ее выполнение, также позволяет определять наиболее важные задачи.
Напоминания исполнителю/автору обозначив поле напоминание «галочкой», по дате окончания автору или исполнителю автоматически придёт напоминание о задаче.
Статус - это поле из перечня статуса задачи отображает, на каком этапе находиться текущая задача (пример: выполняется, не началась и т.д.). По статусу можно отсортировать все задачи в общей таблице, тем самым видеть, на каком этапе находиться каждая задача. Каждый статус выполнения задачи отображается в общей таблице своим цветом, что значительно упрощает работу пользователя.
Результат данное поле содержит возможные результаты окончания задачи: «отмена», «отложена» и т.д.. Результат детально в данное поле можно ввести детальное описание результатов по данной задачи. Поля становиться активными, когда в карточке установлен статус: завершена или отменена.
Отображать в расписании определив поле галочкой данная задача автоматически будет отображаться в вашем расписании.
В блоке связано с, можно указать, с чем связана задача: контрагент, контактное лицо, заказ, проект, договор, счет-фактура.
Детали карточки «Задачи: Новая запись»:
Рис.3 Детали карточки «Задачи: Новая запись»
«Коментарии» отображает историю текстовой переписки по данной задачи между автором и исполнителем.
«Следующие активности» деталь позволяет создавать следующую активность по данной задаче (пример: звонок, встреча, …). Также в этой детали пользователь может создавать цепочку зависимых задач. Для этого нужно создать основную задачу, а к ней в карточке «Задачи» в деталь «следующие активности» добавить вспомогательные задачи и распределить их на разных исполнителей.
«Отправленные оповещения» данная деталь по умолчанию отображает перечень отправленных оповещений по данной задаче.
«Ссылки на файлы» данная деталь позволяет к задаче прикрепить необходимые фалы: документы, счета, картинки и т.д.
Оповещения по Задаче
Оповещение по задаче срабатывает, в случае если исполнитель отличается от создателя задачи. Оповещение приходит исполнителю сразу после создания задачи. Пользователю- автору задачи, автоматически будет отправлено оповещение о изменениях когда исполнитель задачи вносит изменения в какие-либо поля (пример: статус «выполнено»), автор задачи автоматически получает сообщение с данными изменениями. Обратите внимание для того чтоб пользователь-исполнитель видел поставленные автором задачи у него должны быть права на просмотр данной задачи.
Рис. 4 «Карточка Оповещения»
Расписание
Для удобного графического представления задач и встреч используется раздел «расписание». В этом разделе отображаться как уже назначенные задачи и встречи, так и можно создать новую задачу. Для того что бы добавить новую задачу нужно войти в раздел Задачи/Задачи/Расписание:
Рис.5 «Задачи расписание»
Далее для создания новой задачи:
1. В календаре расписания выберите дату (Рис.5)
2. Установив курсор мыши в любом временном промежутке, щелкните правой клавишей. В форме выберите «новое событие» «задачи». Далее внесите данные в карточку «Задачи: новая запись» (пример: рисунок 2). Обратите внимание в карточке «Задачи: новая запись» для отображения задачи в расписании галочка в поле «отображать в расписании» выбрана по умолчанию.
В программе есть два способа отображения информации в расписании:
1. Расписание на один день (Рис. 6)
Рис.6 «Расписание пользователя на один день»
2. Расписание на несколько дней. Для этого нужно просто мышкой выбрать нужные даты в календаре. (рис. 6.1)
Рис.6.1 «Расписание пользователя на несколько дней»
Настройка прав доступа к Задаче
Активность «Задачи» могут видеть не все пользователи системы, поскольку доступ к системе можно настроить для каждого сотрудника в индивидуальном порядке. Доступ для пользователей к активности «Задача» можно настроить в верхнем меню системы, необходимо выбрать «Настройки» > «Настройка пользователей».
Далее из перечня сотрудников выбрать пользователя, которому настраиваются права доступа (Рис. 5 пункт 1) .
Рис. 5 «Карточка Пользователи»
Для того что бы настроить права доступа нужно:
1. Из перечня для настройки прав пользователя выбрать группу «Объекты» (Рис. 5 пункт2)
2. Развернуть право объекта, нажав «+»
3. Из перечня найти объект «Задачи», развернуть «+»(подробней рис. 6)
4. Установить галочку в пункте «Просмотр записей», развернуть «+»,(подробней рис. 6)
5. Далее «Ограничения», развернуть «+», установить галочку в пункте «Только на собственные Задачи», (подробней рис. 6)
Рис. 6 «Настройка прав пользователя»