Встроенный почтовый клиент

Встроенный почтовый клиент, открывает новые возможности в работе с продуктами  АПЕКСОФТ.
Работая в единой системе, пользователь может получать, отправлять, пересылать, сохранять,  электронные письма и привязывать к объектам системы.

Настройка параметров почтового клиента

Пользователь может работать в системе с неограниченным количеством почтовых ящиков, предварительно настроив их.
Настройка параметров почтового клиента осуществляется через  (Справочники > Электронная почта > Почтовые ящики). [Рис.1] Создать новый почтовый ящик можно с помощью кнопки «Добавить».

Рис.1 Справочник почтовых ящиков

Далее необходимо заполнить все данные, которые стандартны для настройки почтового клиента. [Рис.2]

Пример настройки почты для почтового клиента GMAIL

Рис.2 Настройка параметров почтового ящика

При необходимости можно  настроить права на просмотр почты определенных почтовых ящиков, если такие ограничения установлены для пользователя в настройке прав. Для этого необходимо в закладке «Права на просмотр записи» выбранного ящика, добавить пользователей, которые имеют право на просмотр почты этого ящика.

Рабочая среда

Встроенный почтовый клиент сделан по общему принципу работы с системами АПЕКСОФТ. Интерфейс системы отвечает классическому стилю почтового клиента, в рамках платформы «АПЕК». [Рис.3]

Рис. 3 Рабочая среда почтового клиента

1. Основное меню - отображает основные разделы и подразделы системы. Раздел «Почта» состоит из подразделов, которые позволяют не только работать с почтовым клиентом, но и отправлять SMS сообщения, формировать внутренние сообщения для пользователей системы, осуществлять e-mail рассылку и т.д.

2. Дерево групп позволяет упорядочить работу с e-mail сообщениями. По умолчанию содержит динамические группы, которые отвечают статусу e-mail сообщений. Пользователи системы могут добавлять группы и создавать подгруппы более детально в статье  Документация по элементу управления «Дерево»

3. Детали отображают всю дополнительную информацию: просмотр письма, вложенные файлы, следующие событие, пользователи которые прочитали письмо.

4. Реестр записей отображает список всех e-mail сообщений. Прочитанные сообщения отображаются белым цветом, а  e-mail письма требующие прочтения отображаются  синим цветом. С помощью дополнительных инструментов можно фильтровать письма по определенному критерию, удалять дубликаты и т.д.
Подробней Документация по элементу управления «Таблица»

5. Меню инструментов  содержит набор инструментов для работы с почтой.

Прием почты

Прием почты осуществляется при помощи кнопки «Получить» на панели инструментов. [Рис.4]

Рис. 4 Получение почты

При получении почты отображается окно приема писем. [Рис.5]

Рис. 5 Прием писем

После загрузки писем, появляется окно «Получение почты», которое позволяет пользователю просмотреть перечень полученных писем.[Рис.6]

Рис. 6 Карточка получение почты

Карточка «Получение почты» содержит столбцы:
«[ ]»  указывает, нужно ли добавлять письмо в систему. Просмотрев письмо пользователь может определить его как нежелательное для получения, к примеру: спам- письма. Убрав «галочку» письмо не будет добавлено в систему. Пользователь сам может определять, какие письма ему  нужны в дальнейшей работе.
«@» содержит информацию о дополнительных вложенных файлах. Когда поле обозначено «галочкой» значит, письмо содержит дополнительные вложения. При дальнейшем сохранении письма в систему, пользователь сможет ознакомиться с вложенными файлами.
«ОТ» и «Кому» отображает e-mail адрес отправителя письма и e-mail адрес получателя письма.
«Тема»  поле содержит тему письма.
«Формат письма» указывает формат полученного  электронного письма.
«Контрагент» и «Контактное лицо» поля содержат информацию о контрагенте и контактном лице. Когда e-mail адрес контрагента или контактного лица в системе уже указан, тогда эти данные подставляются автоматически.

Если поля  «Контрагент» и «Контактное лицо» пустые, то можно вручную их указать. В случаи необходимости в окне выбора контрагента, можно создавать новые записи. При ручном определении контрагента, E-mail адрес автоматически будет добавлен в «Др. средства связи» контрагента. Детальней в статье «Добавление контрагента и контактного лица»

Создание нового письма

Для создания e-mail письма необходимо в меню инструменты воспользоваться кнопкой «Добавить»
В карточке «E-Mail сообщения» содержатся: меню инструментов, перечень полей, тело письма,  дополнительные вкладки. [Рис.7]

Рис. 7 Карточка «E-Mail сообщения»

Обязательные для заполнения в карточке «E-Mail сообщения» подчеркнутые поля:

«Ящик» отображает e-mail адрес почтового ящика пользователя. В системе поддерживается возможность работы пользователя с несколькими почтовыми ящиками.
«Кому» поле содержит e-mail адрес получателя письма. Пользователь сам может ввести e-mail адрес, или при заполнении поля «E-mail контрагента» e-mail автоматически будет подставлено значение.
«Приоритет» приоритет письма указывает на важность e-mail сообщения. По умолчанию поле содержит «нормальный приоритет письма».
«Формат письма» это поле указывает на формат письма, которое будет отправлено.
Тело письма может быть в таких форматах:
- HTML предоставляет дополнительные возможности для оформления письма: форматирование разными стилями и цветами, добавлениями в текст изображений.
- обычный текст тело письма содержит стандартный текст без возможности форматирования и добавления изображений.

Поля, которые не обязательны для заполнения:

«Контактное лицо» содержит данные о контактном лице. Из списка контактных лиц контрагента можно выбирать нужное контактное лицо для отправки e-mail сообщения.
«E-mail контрагента» поле содержит e-mail адрес контрагента. В этом поле при необходимости можно добавить e-mail адрес, или когда адресов несколько из перечня выбрать нужный e-mail адрес.
«Проект» поле позволяет привязывать e-mail сообщение к проекту контрагента. 
«Тема» поле содержит название письма – это короткое описание того о чем написано в письме, или основная цель письма.

Вкладки в карточке «E-Mail сообщение»:

«Вложенные файлы» с помощью кнопки «Добавить» к сформированному телу письма можно присоединить файлы, которые хранятся в файловом архиве. Подробней в статье «Хранилище файлов»
«Следующие событие» можно создавать события, которые связаны с электронным письмом. К примеру: это может быть звонок, встреча или любое другое событие. При ответе на письмо, оно будет отображаться в следующих событиях контрагента.
«Прочитали E-mail» поле содержит список пользователей, которые прочитали это  e-mail сообщение.
 Для отправки письма нужно воспользоваться кнопкой «Отправить почту».

Переслать и ответить на письмо можно с помощью соответствующей кнопки на панели инструментов.  [Рис.8]

Рис. 8 Ответить на письмо

Для более удобной работы с e-mail-сообщениями их можно просматривать в разделе «Контрагенты» > «Все события». С этой же детали «Все события» можно создавать и отправлять письма.