Бизнес-процессы
Одним из важных модулей CRM и ERP решений является система управления бизнес-процессами. Данный модуль позволяет быстро и удобно описывать бизнес-процессы предприятия. Описание процесса происходит в графическом редакторе, благодаря чему можно наглядно моделировать бизнес-процесс.
Зачем описывать бизнес-процессы?
Внедрение системы управления бизнес-процессами позволит повысить эффективность работы и оптимизировать многие процессы предприятия.
Формализация работы сотрудников
Когда требуется:
- Часто разные сотрудники выполняют одно и то же действие по-разному
- Сотрудник не может четко объяснить, как необходимо выполнить определенную работу
- Когда сотрудник отсутствует на рабочем месте, то его работу никто не может выполнить или делает это слишком долго
- Не понятно чем конкретно занимается сотрудник
- Сотруднику не понятны его должностные обязанности
- Когда приходит новый сотрудник, то приходится все ему объяснять «на пальцах»
- Штат компании растет, а эффективность работы не увеличивается
- Различные подразделения и сотрудники перекладывают ответственность друг на друга
- Должностные инструкции отсутствуют, не используются или носят формальный характер
Что даст:
- Четко прописанная последовательность действия для сотрудника, позволяющая исполнять его обязанности.
- Быстрое «включение» в работу нового сотрудника
- Понимание руководством, что именно происходит в компании и кто чем занимается
- Наличие данных для изменения и оптимизации бизнес-процессов.
Оптимизация бизнес процессов
Когда требуется:
- Сотрудники исполняют свою работу не самим оптимальным способом, неэффективно тратят время
- В аналогичной компании меньше сотрудников, при том же объеме продукции и качестве или выше
- Решили выявить «узкие места» в работе компании или оптимизировать определенный вид затрат
- Большая текучка кадров на определенных позициях
- Растет количество недовольных клиентов или падает качество продукции
Что даст:
- Снижение времени на выполнение процесса
- Улучшение качества услуги или товара
- Оптимизация затрат
Автоматизация учета
Когда требуется:
- Большое количество данных хранится не в единой базе, а в разрозненных файлах, таблица, почтовых ящиках сотрудников
- Отсутствуют единые справочники (клиенты, товары, сотрудники, …)
- Наличие повторного ввода данных сотрудниками
- Управленческая отчетность отсутствуют, слишком трудоемка для получения или недостаточно детализирована
- Существующая система устарела, не справляется с задачами или слишком дорогостоящая для поддержки и дальнейшего развития.
Что даст:
- Единое информационное пространство
- Разделение и контроль прав доступа
- Оперативное получение актуальной информации и управленческой отчетности, достаточной для принятия решений
Что такое бизнес-процесс
Бизнес-процесс - это последовательность заданий и действий, направленных на достижение определённого результата. Задачи и действия возникают автоматически, согласно описанной схеме процесса. Следующий шаг процесса может зависеть от результата предыдущего шага.
В продуктах АПЕКСОФТ разработан удобный графический редактор бизнес-процессов, который позволяет быстро и наглядно описывать блок-схему логики работы.
Модель бизнес-процесса в продуктах АПЕКСОФТ создается при помощи мышки, перетягивая необходимые блоки (элементы) на диаграмму, указывая свойства блока и связи между ними. Блоки диаграммы тесно связаны с сущностями CRM/ERP (контрагент, задача, e-mail, sms, счет, .…) системы .
Дополнительная, не стандартная, логика описывается при помощи скриптов, что позволяет описать процессы любой сложности. В процессе работы, сам процесс может легко уточняться и оптимизироваться под потребности бизнеса.
Для удобства, процесс можно разбить на более мелкие под процессы со своими параметрами. Это позволяет многократно использовать повторяющийся алгоритм действий.
За бизнес-процесс отвечает единый пользователь, который контролирует работу и результат процесса, но отдельные задачи или действия могут ставиться другим пользователям системы (Например, Задача «Отгрузить» кладовщику, или «выписки документов» бухгалтеру).
Процессы могут запускаться как вручную, так и автоматически на определенное событие (Например, когда пользователь оставил заявку на сайте или e-mail).
Пример бизнес-процесса
Рассмотрим пример простого процесса. Данный процесс описывает типовой пример продажи.
Первоначально пользователю создается Задача «Подготовить КП». После завершения задачи, следует следующая Задача «Узнать решение». Выполнения самой задачи может быть растянуто по времени, например не смог дозвонится. После того как пользователь узнал решение, ему задается вопрос «Какое решение принял», с вариантами ответа:
В зависимости от выбранного ответа, аналогичным образом продолжается выполнение процесса до тех пор, пока не будет достигнут блок «Окончание» .
Заказать автоматизацию бизнес-процессов
Заказать автоматизацию бизнес-процессов можно у специалистов компании «АПЕКСОФТ».
Продукты, в которые входит модуль бизнес процессов:
• АПЕК – CRM = АПЕК – CRM Lite + Бизнес-процессы
• АПЕК – XRM = АПЕК – Торговля и склад + Бизнес-процессы
• АПЕК – Предприятие